Le domande sullo smarworking che devi porti dopo il lockdown

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Passare allo  smartworking quando siamo abituati a lavorare in ufficio può essere stato veloce e traumatico

Per essere sicuri di esserci posti le dovute domande, ora che iniziamo a prendere confidenza con questa nuova confort zone, vi invito a riflettere su alcuni punti con cui mi sono cimentato molto con aziende che seguo come consulente freelance, nelle ultime settimane. E viene fuori che non sono così scontate.

Siamo sicuri di sapere cos’è lo smartworking?

In molti associano lo smartworking al lavorare da casa, o comunque lavorare fuori dalla sede di lavoro. Smartworking non significa Telelavoro tantomeno necessariamente Home working.

Partiamo dall’etimologia della parola: “smart” – Agile, funzionale  / “working”  – lavorare.

E’ chiaro  che se lavoriamo da casa in modo inappropriato, non stiamo facendo smartworking, stiamo improvvisando.

Da questa premessa doverosa, partiamo ad analizzare i punti chiave che un professionista o un titola di azienda deve valutare

Il Gdpr te lo sei dimenticato in ufficio?

Linee guida sui Responsabili della Protezione dei Dati (RPD) o ...

Il regolamento in materia dei dati sensibili esiste  che si voglia o no. Il romanticismo del fare una videoconsulenza con i piccoli che saltellano per casa,  e il partner che pulisce casa, può dare umanità apprezzabile o essere una seccatura. So per certo (ho 2 bambini piccoli) che a volte la situazione non è semplice da gestire a causa della propria situazione familiare ed abitativa. Però è un nostro Problema, non del nostro cliente.

Il cliente ha il diritto di tutelare i propri dati personali e questo si ripercuote per noi come un dovere giuridico. Se mentre faccio una consulenza, e a video appaiono numeri di telefono e mail del cliente, può essere’ un bel problema se dietro di me si aggira mia moglie. Su 100 clienti, 90 capiranno la situazione, ma come tutelarci da quei 10 che potrebbero farci causa, e avere pure ragione?

Dovremo essere in grado di dimostrare che il nostro smartworking è a tutela dei dati personali dei nostri clienti, e questo implica che in casa sia presente uno spazio adibito a postazione di lavoro. Inoltre, se presenti dati cartacei, questi devono essere chiusi a chiave. Infine un titolare di azienda virtuoso potrebbe valutare una connessione protetta come una VPN.

Al fine di tutelare l’azienda ed il dipendente, consiglio di metter nero su bianco un Atto che disciplini tra le parti il trattamento dei Dati personali.

Tale documento può essere accompagnato da una guida operativa con le istruzioni cui attenersi.   

Eccone un esempio QUA

Come sopperire ad appuntamenti cadenzati, teamwork e divisione tra tempo personale e lavorativo?

Basta un account Gmail per creare un calendario da condividere tra più persone. Ed è fondamentale che sia chiara la reperibilità di ogni componente del team.

Certo, lo smartworking da maggiore flessibilità, ma non scordiamoci che stiamo lavorando.  La parola d’ordine è Work\Life Balance, ovvero sapere quando siamo a lavoro e quando non lo siamo, e suddividere la nostra giornata in modo bilanciato.

How to build a strong remote team culture - Work Life by Atlassian

Può essere utile per i team abituati a lavorare in ufficio, scadenzare nel calendario una serie di appuntamenti di condivisione. Magari alle 9 di mattina, ad inizio giornata lavorativa, e la sera alle 17. Orario di chiusura delle attività.  Restare in contatto è un valore poco percepito a volte, ma che fa la differenza nell’affrontare il lavoro dalla nuova postazione

Puoi trovare chiare informazioni su come trarre il massimo da Google Calendar qua

https://www.google.com/intl/it/calendar/about/

Per quanto riguarda la condivisione delle attività, sempre google mette a disposizione Google Tasks. Anch’esso gratuito

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Come dare la percezione di continuità ai propri clienti?

La cosa migliore che noi professionisti \ azienda possiamo fare per i clienti e per noi stessi, è organizzarci per dare un messaggio di continuità. Inutile piangere miseria, inneggiare alla tragica situazione del nostro paese in fase Covid. Lo sanno tutti ed è un problema di tutti. La differenza tra chi va avanti e chi si ferma sta nel modo di affrontare la situazione e nel modo in cui abbiamo affrontato il business sino a questo momento. Non possiamo cambiare la situazione, ma la percezione del cliente si. E vale almeno l’80% del nostro business.

Ecco che è fondamentale intanto la presentazione dei nostri collaboratori. Niente magliette del pigiama o tuta da ginnastica in webconference.  Dare una disposizione precisa per la comunicazione inbound ed outbound.  Prestate attenzione alla mail di out of office . 

Sembrava una facile parlare di smartworking? Forse è un po più chiaro il motivo per il quale molte aziende non si sono lanciate in tempi non sospetti.

Come sai, il contenuto di questo articolo è un tema particolarmente interessante in questo periodo. Se vuoi rimanere aggiornato su strumenti e spunti per migliorare il tuo business, lascia il tuo nome e la tua mail.

Ti invierò ciò che a mio avviso potrebbe essere interessante per te. Gratuitamente e con buonsenso ovviamente.

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